Datenschutzerklärung

I.    Verantwortliche Stelle für den Datenschutz dieser Website, Kontaktdaten

Die Website www.studentenwerk-osnabrueck.de wird vom Studentenwerk Osnabrück betrieben, unsere Kontaktdaten lauten:

Studentenwerk Osnabrück
Anstalt des öffentlichen Rechts 
Ritterstraße 10
49074 Osnabrück
Tel.: +49 541  33107-0 
Fax: +49 541  33107-31  
E-Mail: info@sw-os.de
Website: www.studentenwerk-osnabrueck.de

Diese Kontaktdaten gelten auch für die Datenschutzbeauftragten, E-Mail-Adresse der Datenschutzbeauftragten: datenschutz@sw-os.de


II.   Allgemeines zur Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. In diesem Text informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir diese verarbeiten, und welche Datenschutzrechte Ihnen zustehen. Wir beachten die Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Anpassung dieser Datenschutzerklärung an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.


III.  Verarbeitung von Log-File-Daten 

Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von Ihnen für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name Ihres Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von Ihnen verwendeten Geräts und zum von Ihnen verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von Ihnen aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien. Wir speichern keine weiteren Daten zusammen mit diesen Log-File-Daten, sodass die IP-Adresse für uns keinen Personenbezug hat. Alle Logfile-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.
Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.


IV. Cookies

Wir verwenden auf unseren Webseiten Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Rechner des Nutzers abgelegt werden, und die es ermöglichen, die mehrfache Nutzung unserer Webseiten durch denselben Internetanschlussinhaber automatisch wiederzuerkennen. Diese Informationen nutzen wir, um unseren Internetauftritt und unsere Angebote zu optimieren, und um den Nutzungskomfort beim Besuch unserer Webseiten zu verbessern. Selbstverständlich kann unser Internetangebot auch ohne Cookies betrachtet werden. Sie können das Speichern von Cookies verhindern, dazu muss von Ihnen in den Einstellungen des von Ihnen verwendeten Browsers “keine Cookies akzeptieren” ausgewählt werden. Wenn keine Cookies vom Browser akzeptiert werden, kann der Funktionsumfang unseres Internetangebots eingeschränkt sein.


V.   Verarbeitung der Daten, die Sie bei Zufriedenheitsbefragungen in den Formularfeldern eingeben 

Daten, die Sie bei der Zufriedenheitsbefragung eintragen, verwenden wir ausschließlich zur Zufriedenheitserhebung und zur Verbesserung unserer Leistungen. Ihre Angaben erfolgen anonym. Die anonymen Befragungsergebnisse werden unbegrenzt gespeichert zum Zweck der statistischen Auswertung.


VI.  Bewerbung-Online Wohnen

Sie können unser Online-Portal nutzen, um sich für einen Platz in unseren Wohnanlagen zu bewerben. Dabei setzen wir die Software eines darauf spezialisierten IT-Dienstleisters ein. Die Formulare des Dienstleisters sind in unser Webportal eingebettet. Ihre Daten werden durch den Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet. Ihre Angaben senden wir Ihnen gleich nach der Erfassung per E-Mail zu, damit Sie diese nochmals kontrollieren können. Diese E-Mail ist unverschlüsselt; falls Sie nicht unverschlüsselt mit uns kommunizieren wollen, können Sie sich gerne telefonisch bei uns melden, um ein konventionelles Bewerbungsformular zu erhalten. Hinweise zu Ihren datenschutzrechtlichen Informationsrechten für Sie als Mieterin oder Mieter in den Studentenwohnanlagen finden Sie unter: Informationen nach Artikel 13 und 14 DS-GVO


VII. Verarbeitung der Daten, die Sie bei Download-Formularen in den Formularfeldern eingeben

Auf unserer Website stehen Ihnen verschiedene Dokumente zum Download zur Verfügung, darunter sind auch Formulare, zum Beispiel finden Sie dort auch Formulare zur Beantragung von BAföG. Sie haben die Möglichkeit, Eintragungen in die Formularfelder vorzunehmen und die ausgefüllten Formulare auf Ihrem Computer abzuspeichern und auszudrucken. Wichtig ist uns der Hinweis, dass wir bei Downloadformularen keinerlei Zugriff auf Ihre Formularfeldeintragungen haben, es sei denn, Sie speichern die Formulare auf Ihrem Computer und senden uns die ausgefüllten Formulare zu.  

Wenn Sie uns Formulare, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem BAföG-Antrag, per Email zusenden, wird Ihre Email an die zuständige Stelle, zum Beispiel unsere BAföG-Abteilung (Amt für Ausbildungsförderung), zur Bearbeitung weitergeleitet. Wir weisen darauf hin, dass bei der Zusendung von Informationen per Email die Vertraulichkeit und das Sozialgeheimnis nicht gewahrt sind, denn Emails können durch Unbefugte zur Kenntnis genommen werden. Daher sollten Sie für vertrauliche Informationen den Postweg wählen.


VIII. Verarbeitung der Daten bei der Email-Kommunikation

Alle Emails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres Emailsystems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet, zur Bearbeitung der Email verwendet und im jeweiligen Emaileingangspostfach gelöscht, sobald die Email und die darin enthaltenen Daten nicht mehr für die weitere Bearbeitung oder als Beleg unserer Kommunikation und eventuell getroffener Vereinbarungen erforderlich sind.  

Alle eingehenden und alle versendeten Emails werden in unserem zentralen Emailarchiv erfasst und in der Regel für 10 Jahre gespeichert, weil diese Speicherung erforderlich ist zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung. Diese Archivierungspflicht betrifft zwar nur Emails mit Buchhaltungsbelegfunktion, aber eine systematische Trennung zwischen diesen Emails und anderen Emails ist nicht möglich, daher müssen alle Emails archiviert werden. Zugriff auf archivierte Emails erfolgt zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Studentenwerks, wenn die Inhalte von Emails fachlich benötigt werden.


IX.  Kartenmaterial von Google Maps

Diese Website benutzt Google Maps zur Darstellung von Lageplänen. Google Maps wird von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA betrieben. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Erfassung, Bearbeitung sowie der Nutzung der automatisch erhobenen sowie der von Ihnen eingegeben Daten durch Google, einer seiner Vertreter, oder Drittanbieter einverstanden.

Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter Nutzungsbedingungen für Google Maps. Ausführliche Details finden Sie im Datenschutz-Center von google.de: Transparenz und Wahlmöglichkeiten sowie Datenschutzbestimmungen.


X.  Google reCAPTCHA

Um für ausreichend Datensicherheit bei der Übermittlung von Formularen Sorge zu tragen, verwenden wir in bestimmten Fällen den Service reCAPTCHA des Unternehmens Google Inc. Dies dient vor allem zur Unterscheidung, ob die Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt oder missbräuchlich durch maschinelle und automatisierte Verarbeitung. Der Service inkludiert den Versand der IP-Adresse und ggf. weiterer von Google für den Dienst reCAPTCHA benötigter Daten an Google ein. Hierfür gelten die abweichenden Datenschutzbestimmungen von Google Inc. Weitere Informationen zu den Datenschutzrichtlinien von Google Inc. finden Sie unter http://www.google.de/intl/de/privacy

XI.  YouTube

Diese Webseite verwendet Digitale Plugins der YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA (im Folgenden „YouTube“). Wenn Sie Seiten aufrufen, die ein solches Plugin beinhalten, werden automatisch Daten über Ihr Besucherverhalten an die Server von YouTube übermittelt. Der Webseitenbetreiber hat keinen Einfluss auf Art und Umfang der erhobenen und an YouTube übermittelten Daten. Sind Sie bei YouTube eingeloggt, kann YouTube den Besuch Ihrem YouTube-Konto zuordnen. Weitere Informationen zum Datenschutz auf YouTube finden Sie unter https://www.youtube.com/t/terms.


XII.  Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sie haben ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen wir aber beachten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung und im Impressum.


XIII. Sicherheit

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Daten im erforderlichen Maß gegen zufälligen oder vorsätzlichen Verlust, Zerstörung oder gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Die Datenübertragung bei der Eingabe von Daten auf unserer Website erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, um Ihre Daten gegen unbefugte Kenntnisnahme und gegen missbräuchliche Verwendung zu schützen.


XIV. Piwik

Unsere Website verwendet Piwik, dabei handelt es sich um einen Webanalysedienst. Piwik verwendet Cookies, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die uns eine Analyse der Benutzung der Webseite ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung unsererseits dient. Ihre IP-Adresse ist bei diesem Vorgang anonymisiert, so dass Sie als Nutzer anonym bleiben. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können.

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung über den folgenden Link per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sogenanntes Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Piwik keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.