Datenschutzerklärung

Wir informieren dich über unsere Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie über die dir zustehenden Datenschutzrechte, wenn du mit dem Studierendenwerk Osnabrück Kontakt hast und das Studierendenwerk deine personenbezogenen Daten verarbeitet.
Zu den verschiedenen Zusammenhängen, in denen das Studierendenwerk personenbezogene Daten verarbeitet, gibt es jeweils eigene Datenschutz-Informationen.
 

1.   Verantwortliche Stelle für den Datenschutz dieser Website, Kontaktdaten

Die Website www.sw-os.de wird vom Studierendenwerk Osnabrück betrieben, unsere Kontaktdaten lauten:

Studentenwerk Osnabrück
Anstalt des öffentlichen Rechts 
Ritterstraße 10
49074 Osnabrück
Tel.: +49 541  33107-0 
Fax: +49 541  33107-31  
E-Mail: info@sw-os.de
Website: www.sw-os.de

Diese Kontaktdaten gelten auch für den Datenschutzbeauftragten. 
E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten: datenschutz@sw-os.de

2.   Allgemeines zur Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. In diesem Text informieren wir dich, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir diese verarbeiten, und welche Datenschutzrechte dir zustehen. Wir beachten die Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Anpassung dieser Datenschutzerklärung an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.

3.   Verarbeitung von Log-File-Daten 

Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von dir für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name deines Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von dir verwendeten Geräts und zum von dir verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von dir aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien. Wir speichern keine weiteren Daten zusammen mit diesen Log-File-Daten, sodass die IP-Adresse für uns keinen Personenbezug hat. Alle Logfile-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.
Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.

4.   Cookies

Wir verwenden auf unseren Webseiten Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Aufrufen der Website automatisch auf dem Rechner des Nutzers abgelegt werden, mit unterschiedlichen Funktionen.
In deinen Browsereinstellungen kannst du generelle Regelungen für Cookies festlegen, wir weisen darauf hin, dass du dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen der Website nutzen kannst.
Beim Aufrufen unserer Website übermitteln wir dir einen Cookie-Einwilligungs-Banner, der unten im Bildschirm eingeblendet wird. Deine Einwilligung erfolgt freiwillig, durch Anklicken der entsprechenden Felder. Du kannst deine Einwilligungsentscheidung jederzeit kontrollieren und ändern: Durch Klicken auf den „Cookie“ unten rechts im Bildschirm gelangst du erneut zur Cookie-Einwilligungs-Auswahl.
Detaillierte Informationen hierzu findest du im folgenden Text.

4.1.   Notwendige Cookies

 -   Notwendige Cookies sind erforderlich für die Funktionsfähigkeit unserer Website. Sie können daher während des Besuchs unserer Website nicht abgewählt werden.

 -   Alle notwendigen Cookies sind Session-Cookies, sie werden nach Ende deines Besuchs unserer Website beim Schließen deines Browsers automatisch gelöscht.

 -   Rechtsgrundlage für die „notwendigen Cookies“ ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, da das Angebot einer gut funktionierenden nutzerfreundlichen Website für die Wahrnehmung unserer Aufgaben erforderlich ist.

4.2.   YouTube

 -  Diese Website nutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, Dienste von YouTube und wir betreiben unseren eigenen YouTube Channel, unter https://www.youtube.com/channel/UCAj_a0dXISS7aG1qgdRFr7g/videos  YouTube (YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066 USA) gehört zum Konzernverbund der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, verantwortlich für die Datenverarbeitung personenbezogener Daten für die Staaten der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes sowie für die Schweiz ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

 -  Nur wenn du in die Nutzung einwilligst, durch Erklärung der Einwilligung in unserem Einwilligungs-Banner oder durch Anklicken eines Videos, wird die Videofunktion aktiviert und eine Datenübertragung findet statt. Dabei findet auch eine Datenübermittlung in die USA statt und es werden Daten in den USA verarbeitet.

-  Wenn du die Videofunktion aktiviert hast, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt, dabei wird auch deine IP-Adresse übermittelt und unter anderem die Information, welche unserer Seiten du besucht hast. YouTube kann dein Surfverhalten direkt deinem persönlichen Profil zuordnen. Du kannst dies verhindern, wenn du dich vor dem Besuch unserer Webseite aus deinem Mitgliedskonto ausloggst.

 -  YouTube setzt beim Starten des Dienstes verschiedene Cookies, um nach eigenen Angaben ihre angebotenen Dienste zu verbessern und einen Missbrauch zu verhindern.

 -  Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Google und zu den gesetzten Cookies findest du in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: https://www.google.de/intl/de/policies/.

 -  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von YouTube-Videos auf unserer Website ist deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

4.3.   Google Maps

 -  Diese Website nutzt, mit deiner vorherigen Einwilligung, Dienste von Google Maps zur Darstellung von Lageplänen.

 -  Google Maps wird von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA betrieben.

 -  Nur wenn du in die Nutzung einwilligst, durch Erklärung der Einwilligung in unserem Einwilligungs-Banner, wird Google Maps aktiviert und eine Datenübertragung findet statt. Dabei findet auch eine Datenübermittlung in die USA statt und es werden Daten in den USA verarbeitet.

 -  Die Nutzungsbedingungen für Google Maps findest du unter Nutzungsbedingungen für Google Maps. Ausführliche Details findest du im Datenschutz-Center von google.de: Transparenz und Wahlmöglichkeiten sowie Datenschutzbestimmungen.

 -  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von Google Maps auf unserer Website ist deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

4.4.   Statistik Matomo

 -  Diese Website nutzt, mit deiner vorherigen Einwilligung, Matomo (Webanalysedienst). 

 -  Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung unsererseits dient. Deine IP-Adresse ist bei diesem Vorgang anonymisiert, so dass du als Nutzer anonym bleibst. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. 

 -  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von Statistik Matomo auf unserer Website ist deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO
 

5.   Verarbeitung der Daten, die Sie bei Zufriedenheitsbefragungen in den Formularfeldern eingeben 

Daten, die du bei der Zufriedenheitsbefragung einträgst, verwenden wir ausschließlich zur Zufriedenheitserhebung und zur Verbesserung unserer Leistungen. Deine Angaben erfolgen anonym. Die anonymen Befragungsergebnisse werden unbegrenzt gespeichert zum Zweck der statistischen Auswertung.

6.   Bewerbung-Online Wohnen

Du kannst unser Online-Portal nutzen, um dich für einen Platz in unseren Wohnanlagen zu bewerben. Dabei setzen wir die Software eines darauf spezialisierten IT-Dienstleisters ein. Die Formulare des Dienstleisters sind in unser Webportal eingebettet. Deine Daten werden durch den Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet. Deine Angaben senden wir dir gleich nach der Erfassung per E-Mail zu, damit du diese nochmals kontrollieren kannst. Diese E-Mail ist unverschlüsselt; falls du nicht unverschlüsselt mit uns kommunizieren willst, kannst du dich gerne telefonisch bei uns melden, um ein konventionelles Bewerbungsformular zu erhalten. Hinweise zu deinen datenschutzrechtlichen Informationsrechten für dich als Mieterin oder Mieter in den Studentenwohnanlagen findest du unter: Informationen nach Artikel 13 und 14 DS-GVO

7.   Verarbeitung der Daten, die du bei Download-Formularen in den Formularfeldern eingibst

Auf unserer Website stehen dir verschiedene Dokumente zum Download zur Verfügung, darunter sind auch Formulare, zum Beispiel findest du dort auch Formulare zur Beantragung von BAföG. Du hast die Möglichkeit, Eintragungen in die Formularfelder vorzunehmen und die ausgefüllten Formulare auf deinem Computer abzuspeichern und auszudrucken. Wichtig ist uns der Hinweis, dass wir bei Downloadformularen keinerlei Zugriff auf Ihre Formularfeldeintragungen haben, es sei denn, du speicherst die Formulare auf deinem Computer und sendest uns die ausgefüllten Formulare zu.  

Wenn du uns Formulare, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem BAföG-Antrag, per Email zusendest, wird deine Email an die zuständige Stelle, zum Beispiel unsere BAföG-Abteilung (Amt für Ausbildungsförderung), zur Bearbeitung weitergeleitet. Wir weisen darauf hin, dass bei der Zusendung von Informationen per Email die Vertraulichkeit und das Sozialgeheimnis nicht gewahrt sind, denn Emails können durch Unbefugte zur Kenntnis genommen werden. Daher solltest du für vertrauliche Informationen den Postweg wählen.

8.   Verarbeitung der Daten bei der Email-Kommunikation

Alle Emails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres Emailsystems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet, zur Bearbeitung der Email verwendet und im jeweiligen Emaileingangspostfach gelöscht, sobald die Email und die darin enthaltenen Daten nicht mehr für die weitere Bearbeitung oder als Beleg unserer Kommunikation und eventuell getroffener Vereinbarungen erforderlich sind.  

Alle eingehenden und alle versendeten Emails werden in unserem zentralen Emailarchiv erfasst und in der Regel für 10 Jahre gespeichert, weil diese Speicherung erforderlich ist zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung. Diese Archivierungspflicht betrifft zwar nur Emails mit Buchhaltungsbelegfunktion, aber eine systematische Trennung zwischen diesen Emails und anderen Emails ist nicht möglich, daher müssen alle Emails archiviert werden. Zugriff auf archivierte Emails erfolgt zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Studierendenwerks, wenn die Inhalte von Emails fachlich benötigt werden.

9.   Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung

Du hast jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über deine bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Du hast ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen wir aber beachten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kannst du dich jederzeit an uns wenden. Unsere Kontaktdaten findest du am Beginn dieser Datenschutzerklärung und im Impressum.

10.   Sicherheit

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass deine Daten im erforderlichen Maß gegen zufälligen oder vorsätzlichen Verlust, Zerstörung oder gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Die Datenübertragung bei der Eingabe von Daten auf unserer Website erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, um deine Daten gegen unbefugte Kenntnisnahme und gegen missbräuchliche Verwendung zu schützen.