Privacy policy

This Privacy Notice describes how we collect and use your personal data during the use of our website in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and related German data protection legislation. The Privacy Notice also informs you about the rights of the data subject.
The “data controller” for the information that we collect when you visit the website is
Studentenwerk Osnabrück
Anstalt des öffentlichen Rechts
Ritterstraße 10
49074 Osnabrück
Tel.: +49 541  33107-0
Fax: +49 541  33107-31 
E-Mail: info@sw-os.de
The contact details of our Data Protection Officer are
Datenschutzbeauftragte Studentenwerk Osnabrück
zu Händen der Behördlichen Datenschutzbeauftragten
Ritterstraße 10
49074 Osnabrück
E-Mail: datenschutz@sw-os.de
The following text of our Privacy Notice is in German. We ask you to use a translation tool to translate the text, or you may contact us (please use the above mentioned contact details) and we’ll send a translated version of our privacy notice to you. If you have any questions just contact us. We’re here to help.

1.   Verantwortliche Stelle für den Datenschutz dieser Website, Kontaktdaten

Die Website www.studentenwerk-osnabrueck.de wird vom Studentenwerk Osnabrück betrieben, unsere Kontaktdaten lauten:

Studentenwerk Osnabrück
Anstalt des öffentlichen Rechts 
Ritterstraße 10
49074 Osnabrück
Tel.: +49 541  33107-0 
Fax: +49 541  33107-31  
E-Mail: info@sw-os.de
Website: www.studentenwerk-osnabrueck.de

Diese Kontaktdaten gelten auch für die Datenschutzbeauftragten, E-Mail-Adresse der Datenschutzbeauftragten: datenschutz@sw-os.de


2.   Allgemeines zur Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. In diesem Text informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir diese verarbeiten, und welche Datenschutzrechte Ihnen zustehen. Wir beachten die Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Anpassung dieser Datenschutzerklärung an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.


3.   Verarbeitung von Log-File-Daten 

Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von Ihnen für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name Ihres Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von Ihnen verwendeten Geräts und zum von Ihnen verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von Ihnen aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien. Wir speichern keine weiteren Daten zusammen mit diesen Log-File-Daten, sodass die IP-Adresse für uns keinen Personenbezug hat. Alle Logfile-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.
Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.

4.   Cookies

Wir verwenden auf unseren Webseiten Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Aufrufen der Website automatisch auf dem Rechner des Nutzers abgelegt werden, mit unterschiedlichen Funktionen.
In Ihren Browsereinstellungen können Sie generelle Regelungen für Cookies festlegen, wir weisen darauf hin, dass Sie dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen der Website nutzen können.
Beim Aufrufen unserer Website übermitteln wir Ihnen einen Cookie-Einwilligungs-Banner, der unten im Bildschirm eingeblendet wird. Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig, durch Anklicken der entsprechenden Felder. Sie können Ihre Einwilligungsentscheidung jederzeit kontrollieren und ändern: Durch Klicken auf den „Cookie“ unten rechts im Bildschirm gelangen Sie erneut zur Cookie-Einwilligungs-Auswahl.
Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im folgenden Text.

4.1.   Notwendige Cookies

 -   Notwendige Cookies sind erforderlich für die Funktionsfähigkeit unserer Website. Sie können daher während des Besuchs unserer Website nicht abgewählt werden.

 -   Alle notwendigen Cookies sind Session-Cookies, sie werden nach Ende Ihres Besuchs unserer Website beim Schließen Ihres Browsers automatisch gelöscht.

 -   Rechtsgrundlage für die „notwendigen Cookies“ ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, da das Angebot einer gut funktionierenden nutzerfreundlichen Website für die Wahrnehmung unserer Aufgaben erforderlich ist.

4.2.   YouTube

 -  Diese Website nutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, Dienste von YouTube und wir betreiben unseren eigenen YouTube Channel, unter https://www.youtube.com/channel/UCAj_a0dXISS7aG1qgdRFr7g/videos  YouTube (YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066 USA) gehört zum Konzernverbund der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, verantwortlich für die Datenverarbeitung personenbezogener Daten für die Staaten der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes sowie für die Schweiz ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

 -  Nur wenn Sie in die Nutzung einwilligen, durch Erklärung der Einwilligung in unserem Einwilligungs-Banner oder durch Anklicken eines Videos, wird die Videofunktion aktiviert und eine Datenübertragung findet statt. Dabei findet auch eine Datenübermittlung in die USA statt und es werden Daten in den USA verarbeitet.

-  Wenn Sie die Videofunktion aktiviert haben, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt, dabei wird auch Ihre IP-Adresse übermittelt und unter anderem die Information, welche unserer Seiten Sie besucht haben. YouTube kann Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuordnen. Sie können dies verhindern, wenn Sie sich vor dem Besuch unserer Webseite aus Ihrem Mitgliedskonto ausloggen.

 -  YouTube setzt beim Starten des Dienstes verschiedene Cookies, um nach eigenen Angaben ihre angebotenen Dienste zu verbessern und einen Missbrauch zu verhindern.

 -  Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Google und zu den gesetzten Cookies finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: www.google.de/intl/de/policies/.

 -  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von YouTube-Videos auf unserer Website ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

4.3.   Google Maps

 -  Diese Website nutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, Dienste von Google Maps zur Darstellung von Lageplänen.

 -  Google Maps wird von Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA betrieben.

 -  Nur wenn Sie in die Nutzung einwilligen, durch Erklärung der Einwilligung in unserem Einwilligungs-Banner, wird Google Maps aktiviert und eine Datenübertragung findet statt. Dabei findet auch eine Datenübermittlung in die USA statt und es werden Daten in den USA verarbeitet.

 -  Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter Nutzungsbedingungen für Google Maps. Ausführliche Details finden Sie im Datenschutz-Center von google.de: Transparenz und Wahlmöglichkeiten sowie Datenschutzbestimmungen.

 -  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von Google Maps auf unserer Website ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

4.4.   Statistik Matomo

 -  Diese Website nutzt, mit Ihrer vorherigen Einwilligung, Matomo (Webanalysedienst). 

 -  Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung unsererseits dient. Ihre IP-Adresse ist bei diesem Vorgang anonymisiert, so dass Sie als Nutzer anonym bleiben. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. 

 -  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Einbindung von Statistik Matomo auf unserer Website ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO


5.   Verarbeitung der Daten, die Sie bei Zufriedenheitsbefragungen in den Formularfeldern eingeben 

Daten, die Sie bei der Zufriedenheitsbefragung eintragen, verwenden wir ausschließlich zur Zufriedenheitserhebung und zur Verbesserung unserer Leistungen. Ihre Angaben erfolgen anonym. Die anonymen Befragungsergebnisse werden unbegrenzt gespeichert zum Zweck der statistischen Auswertung.


6.   Bewerbung-Online Wohnen

Sie können unser Online-Portal nutzen, um sich für einen Platz in unseren Wohnanlagen zu bewerben. Dabei setzen wir die Software eines darauf spezialisierten IT-Dienstleisters ein. Die Formulare des Dienstleisters sind in unser Webportal eingebettet. Ihre Daten werden durch den Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet. Ihre Angaben senden wir Ihnen gleich nach der Erfassung per E-Mail zu, damit Sie diese nochmals kontrollieren können. Diese E-Mail ist unverschlüsselt; falls Sie nicht unverschlüsselt mit uns kommunizieren wollen, können Sie sich gerne telefonisch bei uns melden, um ein konventionelles Bewerbungsformular zu erhalten. Hinweise zu Ihren datenschutzrechtlichen Informationsrechten für Sie als Mieterin oder Mieter in den Studentenwohnanlagen finden Sie unter: Informationen nach Artikel 13 und 14 DS-GVO


7.   Verarbeitung der Daten, die Sie bei Download-Formularen in den Formularfeldern eingeben

Auf unserer Website stehen Ihnen verschiedene Dokumente zum Download zur Verfügung, darunter sind auch Formulare, zum Beispiel finden Sie dort auch Formulare zur Beantragung von BAföG. Sie haben die Möglichkeit, Eintragungen in die Formularfelder vorzunehmen und die ausgefüllten Formulare auf Ihrem Computer abzuspeichern und auszudrucken. Wichtig ist uns der Hinweis, dass wir bei Downloadformularen keinerlei Zugriff auf Ihre Formularfeldeintragungen haben, es sei denn, Sie speichern die Formulare auf Ihrem Computer und senden uns die ausgefüllten Formulare zu.  

Wenn Sie uns Formulare, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem BAföG-Antrag, per Email zusenden, wird Ihre Email an die zuständige Stelle, zum Beispiel unsere BAföG-Abteilung (Amt für Ausbildungsförderung), zur Bearbeitung weitergeleitet. Wir weisen darauf hin, dass bei der Zusendung von Informationen per Email die Vertraulichkeit und das Sozialgeheimnis nicht gewahrt sind, denn Emails können durch Unbefugte zur Kenntnis genommen werden. Daher sollten Sie für vertrauliche Informationen den Postweg wählen.


8.   Verarbeitung der Daten bei der Email-Kommunikation

Alle Emails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres Emailsystems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet, zur Bearbeitung der Email verwendet und im jeweiligen Emaileingangspostfach gelöscht, sobald die Email und die darin enthaltenen Daten nicht mehr für die weitere Bearbeitung oder als Beleg unserer Kommunikation und eventuell getroffener Vereinbarungen erforderlich sind.  

Alle eingehenden und alle versendeten Emails werden in unserem zentralen Emailarchiv erfasst und in der Regel für 10 Jahre gespeichert, weil diese Speicherung erforderlich ist zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung. Diese Archivierungspflicht betrifft zwar nur Emails mit Buchhaltungsbelegfunktion, aber eine systematische Trennung zwischen diesen Emails und anderen Emails ist nicht möglich, daher müssen alle Emails archiviert werden. Zugriff auf archivierte Emails erfolgt zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Studentenwerks, wenn die Inhalte von Emails fachlich benötigt werden.


9.   Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sie haben ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen wir aber beachten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung und im Impressum.


10.   Sicherheit

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Daten im erforderlichen Maß gegen zufälligen oder vorsätzlichen Verlust, Zerstörung oder gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Die Datenübertragung bei der Eingabe von Daten auf unserer Website erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, um Ihre Daten gegen unbefugte Kenntnisnahme und gegen missbräuchliche Verwendung zu schützen.